Relevant für: #Führung #Mitarbeiter

Herausforderungen

Meetings können nicht mehr vor Ort durchgeführt werden, was nun?

Welche (neuen) Regeln sind notwendig?
Wie bereite ich mich auf ein Remote-Meeting vor?
Wie schaffe ich Nähe und Vertrauen in Remote-Meetings?

Lösungsvorschläge

Remote-Meeting vorbereiten

Ich schaffe mir ein ruhiges Umfeld
- ruhiges, idealerweise separates Zimmer
- vermeiden von Hintergrundlärm, z.B. ausschalten von Musik
- Mobiltelefon auf lautlos gestellt
Ich mache mich mit der Technik des Remote-Meeting-Tools vertraut.
Ich achte auf Pünktlichkeit, diese ist remote noch wichtiger.
Wenn Dokumente zu teilen sind, dann teile ich sie, bevor das Remote-Meeting beginnt.

Klare Rollen benennen

Moderator benennen

Eine Person muss die Rolle des Moderators übernehmen und das Meeting führen. Die Aufgaben des Moderators sind:

Klären, ob alle Teilnehmer anwesend sind
Eröffnen des Remote-Meetings
Klären / wiederholen des Remote-Meeting Ziels und der Agenda
Darauf achten, dass nicht relevante Gesprächsverläufe separat behandelt werden (Fokussierung auf Thema)
Bewusst dafür sorgen, dass alle zu Wort kommen

Es ist hilfreich, als Moderator eine Liste der anwesenden Teilnehmer vor sich zu haben. Gerade bei einem grossen Teilnehmerkreis ist dies wichtig. Somit geht niemand bei einer Frage oder Abschlussrunde vergessen.

Protokollator bennen

Eine Person benennen, die das Protokoll führt.
Direkt im Anschluss an das Meeting teilt diese Person das Protokoll.

Regeln explizit machen

Good Practice Regeln für Remote-Meetings sind:

Wer zu sprechen beginnt, nennt zuerst seinen Namen (das ist bei Video-Meetings weniger wichtig als bei Audio-Meetings)
Personen mit Namen ansprechen.
Nur eine Person spricht. Diejenigen, die nicht sprechen, schalten das Mikrofon auf stumm.
Feedback Regeln einhalten.
Bei Video-Meetings können Meeting-Cards zur Kommunikation verwendet werden.

Nähe schaffen

Zu Beginn des Meetings eine Icebreaker Übung machen. Dies ist wertvoll, da informelle Gespräche und Smalltalk nicht geführt werden können.
Wenn möglich eine Video-Konferenzen durchführen, damit Meetingteilnehmende einander sehen und nicht nur hören können.

Timeboxing

Strikte Timeboxen definieren und einhalten

Ziele definieren & alignieren

Ziele zu Beginn des Meetings explizit machen
Am Ende des Meetings die Zielerreichung überprüfen und ein gemeinsames Fazit ziehen.

Verbindlichkeit schaffen

Da kurze Rückfragen einer höheren Hürde obliegen, ist es wichtig:
- konkret zu verbleiben
- Massnahmen zu definieren
- Aufgaben und nächste Absprachen konkret zu terminieren
- Verantwortlichkeit zu definieren

Meetingbooster

Wie mache ich ein Remote-Meeting effizienter?

Meetinglänge verkürzen (lieber zwei Meetings als ein langes).
Teilnehmende reduzieren.
Fokusarbeitszeit definieren - plane alle Meetings in eine Hälfte des Tages - entweder am Vormittag oder am Nachmittag.

Wie führen wir Remote-Meetings durch?